COLUMN

月末のeラーニング締め作業、半日かかる理由は「3つの作業がつながっていない」から

2026/8/29

研修のeラーニングを運用されている方から、いちばんよく伺うのが、月末の締め作業についての話です。

「月末になると、名簿と進捗表を並べて、まだ終わっていない人を数えます。その方たちに催促のメールを送り、翌月まで受講できるように期限を1人ずつ延ばします」

数十名なら半日ほどで終わるかもしれません。けれど、受講者が数百名を超えると、毎月まる1日から2日を要する仕事になります。締め日は動かせないため、ほかの業務を止めてでも対応しなければなりません。

これは担当者の段取りや努力の問題ではありません。多くの場合、システム上で必要な3つの作業がつながっていないことが原因です。

なぜ、月末の作業が手作業になるのか

多くのeラーニングシステムは、受講の進捗を「見る」ことまではできます。

しかし、その先にある次の3つが分断されていることは少なくありません。

この3つがつながっていないと、担当者は画面とExcelを行き来し、対象者を確認し、メールを送り、期限を手で書き換えることになります。月末に仕事が集中するのは、まさにこのためです。

1. 未受講者を「抜き出す」ところから始める

まず確かめたいのは、進捗率で受講者を絞り込めるかです。

全員の一覧をダウンロードし、Excelで並べ替え、進捗100％ではない行だけを残す。もしこの手順が必要なら、そこが最初のボトルネックです。

画面上で「進捗0％の人」「50％未満の人」といった条件を選べれば、一覧をつくる作業そのものが不要になります。

複数のコースを運用している場合は、コースをまたいで確認できることも大切です。研修が3本あれば、同じ確認作業を3回繰り返すことになるからです。

2. 催促は「届く経路」で送る

催促メールを送っても、そもそもメールアドレスが登録されていなければ届きません。

現場や店舗、代理店のスタッフなどが受講者に含まれる研修では、メールを日常的に確認しない方や、メールアドレスを持たない方がいることも珍しくありません。

そこで有効なのが、受講者のマイページに催促を表示することです。

ログインすれば必ず目に入る場所に表示できれば、メールの有無にかかわらず受講を促せます。メールとマイページの両方に出しておけば、どちらかで気づいてもらえる可能性が高まります。

「送った」だけでなく、「届く経路を用意する」ことが大切です。

3. 受講期限は「まとめて延ばす」

もっとも時間を取られやすいのが、期限の延長です。

未受講の方の期限を、1人ずつ翌月まで書き換える。多くの現場では、連絡がなければ原則として延長する運用になっています。それにもかかわらず、システム側が「延長する人を1人ずつ選ぶ」設計だと、毎月あらためて全員を選び直すことになります。

ここは、既定を逆にするだけで大きく変わります。

最初から全員にチェックが入っていて、延長しない方だけ外す。

この形にすれば、作業は「延長する人を全員選ぶ」から「延長しない人だけを確認する」へ変わります。受講者が多いほど、削減できる時間は大きくなります。

そして実行する前には、対象者を人数だけでなく氏名の一覧で確認できるようにしておくべきです。期限が切れたままの方が1人でも出ると、その方だけ翌月まで受講できない状態になってしまいます。

自動化しても、確認は残す

すべてを自動にすればよいわけではありません。

催促は受講者とのコミュニケーションですし、期限の延長は受講ルールや課金にも関わります。だからこそ、実行する前に「誰に、何が起きるのか」を氏名で確認できる状態は残すべきです。

自動化したいのは判断そのものではありません。判断に必要な材料を集め、同じ操作を何度も繰り返す作業です。

月末の作業を減らすために、確認したい3つのこと

eラーニングの運用を見直す際には、次の3点を確かめてみてください。

この3つがそろうだけで、月末の締め作業は大きく変わります。

FireRocketでは、月末の3作業をひとつにつなげています

FireRocketでは、進捗で対象者を絞り込み、催促を届け、受講期限をまとめて延長するまでを、画面上で行えるようにしています。実行前には氏名を確認できるため、人の判断を残したまま事務作業を減らせます。

この機能は、「毎月の締め作業が半日から数分になった」という運用現場の声をもとに設計しました。

月末の管理業務に追われる時間を減らし、研修の中身を良くすることや、受講者へのフォローに時間を使えるようにする。それが、eラーニング運用に必要な仕組みだと考えています。