受講者CSVを入れる前に。同姓同名・先頭の0・重複を確かめる3つの手順
2026/10/25
受講者名簿をCSVにして、まとめて登録する。
便利なのですが、その前に一つだけ確かめたいことがあります。
「この1行は、間違いなくこの人のものですか？」
同じ名前が二つある。社員番号の頭の0が消えている。前回登録した人が、今回も新規として入っている。
一括登録の前には、氏名だけで判断せず、識別に使うIDを元の名簿と照合する。そのうえで、少人数分を試してから全体を登録する。これが今回の答えです。
今日は、研修担当者が受講者CSVを用意するときの確認を、具体例で整理します。
同じ名前だからといって、1人にまとめない
例えば、次のような名簿が届いたとします。以下は説明用の架空例です。
営業部／佐藤一郎／社員番号「00418」
製造部／佐藤一郎／社員番号「00872」
営業部／佐藤一郎／社員番号「00418」
同じ名前が3行。でも、3人とも限りませんし、1人とも限りません。
最初と2番目は別人かもしれません。最初と3番目は同じ人の重複かもしれません。ただし、兼務や別の受講枠を表している場合もあるので、行を消す前に名簿の作成者へ確認します。
氏名の一致は、確認するきっかけ。本人を区別する基準は、会社で管理している社員番号などです。グループ会社で番号が重なるなら、会社と番号の組み合わせなど、対象全体で区別できる方法を決めておきます。
「00418」が「418」になっていないか
人事側では「00418」。研修担当者が開いた表では「418」。
Excelは、読み込み方や設定によって、数字の並びを数値として扱い、先頭の0を取り除くことがあります。Microsoftは、必要な列をテキストとして取り込む方法を案内しています。操作は利用中のExcelの版に合わせて確認してください。
出典：Microsoft「先頭のゼロおよび大きい数値の保持」
気をつけたいのは、見た目だけ0を足して終わらせないことです。
画面で5桁に見えていても、登録に使うCSVで同じ文字列が残っているかは別途確認が必要です。元の名簿はそのまま保管し、編集用のコピーを作る。ID列は文字列として扱い、書き出したCSVの値も照合する。この順番にしておくと、途中で変わった場所を探しやすくなります。
すでに0が消えた場合は、桁数を推測して埋めるより、元データへ戻る方が確実です。
FireRocketでは、名簿から受講管理へつなげられる
私たちのLMS「FireRocket」は、受講者のCSV一括登録に対応しています。会社で決めた文字列をログインIDに使え、メールアドレスを持たない受講者には、QRつきのログイン案内シートを配布できます。
公式の機能案内：FireRocketのLMS・受講者管理
登録後は、コース別・組織別の受講状況の確認につなげられます。名簿を作って終わりにせず、案内を渡し、受講が始まったかを見るところまで扱えるのが、この仕組みを使う意味です。
ただし、人事の社員番号とLMSのログインIDは、自動的に同じ意味になるわけではありません。何をログインIDにするか、既存の受講者をどう扱うかは、登録前に決めておきましょう。
CSVの列名や入力条件は、利用する画面の最新案内に合わせます。重複があれば自動で正しい人へまとめてくれる、という前提で進めないことも大切です。
一括登録前の確認は、この3つから
1．対象者と、照合するIDをそろえる
今回登録する人が、何月何日時点の、どの研修対象なのかを明記します。氏名・所属・IDを元の名簿と見比べ、IDの空欄や重複、前後の余分な空白がないかを確認します。
既存の受講者一覧も確認し、すでに登録されている人を新しいIDで作り直さないようにします。判断がつかない行は別に保留し、分かる人へ確認してから進めます。
2．違う条件の数人で、読み込みを試す
最初の数行だけでは、見つからない問題もあります。例えば、先頭に0があるID、英字を含むID、同姓同名、別の所属というように、条件の違う少人数を選びます。
練習には架空データを使い、本番の名簿は社内で認められた環境だけで扱います。読み込み内容を確認できる画面では、登録前にID・氏名・所属を照合してください。
3．登録後は「人数」と「本人の対応」を確認する
登録前の対象人数と、登録後に確認できる人数を比べます。人数が合っていても、別人の情報に入れ替わっていれば困ります。
試した数人について、元のIDと登録先の受講者が対応しているかを確認する。その後、案内する研修と所属も確認します。エラーになった行を直して再処理するときは、前回どこまで登録できたかを先に確かめ、同じ名簿を丸ごと入れ直さないようにします。
よくある質問
同姓同名の人には、別のログインIDが必要ですか？
別人として受講状況を管理するなら、それぞれを区別できるIDが必要です。氏名に記号を足して識別する前に、会社側の番号とLMS側のIDの対応を決めてください。
CSVを登録できれば、移行は完了ですか？
名簿の登録と、過去の学習履歴の移行は別です。FireRocketの公式案内では、過去の学習履歴を引き継ぐ仕組みは現時点でなく、希望内容に応じた個別相談となっています。必要な履歴は、移行前に保存方法と参照先を確認してください。
関連：FireRocketへの乗り換えで移せるもの・移せないもの
まずは、今の名簿の「ID列」を見てみませんか
同じ名前を探す前に、何をもって同じ人と判断するのか。ここが決まると、名簿の確認も、受講状況の確認も進めやすくなります。
FireRocketの導入・乗り換えを検討している方は、「受講者数」「所属の分け方」「現在のIDの決め方」を整理してご相談ください。名簿CSVを使った体験についても、公式ページから確認できます。
FireRocketの機能・体験・相談はこちら：https://fire-rocket.net/lms
FireRocket公式：https://fire-rocket.net/
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