研修資料を更新したら、古いPDFはどうする？差し替え後の3つの確認
2026/10/28
研修資料を更新したら、受講者が開く「学習画面」「配布ファイル」「過去の案内」の3か所を確かめましょう。旧版を保存する必要がある場合は、ふだん使う資料と分け、今使う版への入口をはっきりさせます。
「資料は直したので、これで大丈夫」
でも、新人のパソコンには先月ダウンロードしたPDFが残っている。研修の画面は新しくなったのに、手元の資料は前のまま。
こんな状態は、更新した担当者の画面だけを見ていると気づきにくいですよね。今回は、教材の内容を直したあとに、何を確認するかを考えてみます。
1．今使う版と、使い始める日を決める
例えば、備品の申請方法を「担当者へのメール」から「社内フォーム」へ変えるケースです。
PDFを作り直した日と、新しい手順を使い始める日が違うこともあります。表紙や冒頭に、どの版を、いつから使うかを書いておきます。
資料名：備品申請の手順
版：第2版
更新日：2026年10月28日
適用開始日：2026年11月1日
変更点：申請先をメールから社内フォームへ変更
これは記載例です。実際の日付や切り替え方は、社内で決めた運用に合わせてください。開始前に開いた人が、まだ使わない手順へ進まないようにするのがポイントです。
2．学習画面と配布PDFを、両方開く
次に、受講者と同じ入口から教材を開きます。画面に表示するスライドと、ダウンロードするPDFを別々に登録しているなら、どちらも確認します。
表紙の版が合っているか。申請先を説明するページが同じ内容か。確認テストの解説に、前のメール宛先が残っていないか。
ファイル名を新しくするだけでは、中身まで直ったかは分かりません。今回変えた箇所を一つ選び、画面とファイルを見比べてみてください。
FireRocketでは、PDFを取り込んだスライド教材や配布資料を登録できます。AI先生も教材を根拠に回答するため、更新時は人が見る資料だけでなく、質問への回答も確かめておきたいところです。例えば「備品はどこから申請しますか」と聞き、変更後の内容と食い違いがないか確認します。機能の説明はFireRocket公式のLMSページをご覧ください。
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3．古い案内から、今使う版へたどれるか確かめる
最後に、以前送った受講案内や、社内ページのリンクを開きます。古いPDFに直接つながっていないでしょうか。
案内を更新できる場所は、今使う版へ直します。すでに配った添付ファイルや紙については、新しい資料の場所と変更点を別途知らせましょう。
例えば、「11月1日から備品の申請先が変わります。第2版の3ページを確認してください。今使う資料は社内ポータルの『備品申請』から開けます」と案内します。実際に使うときは、その場所へのリンクも添えてください。
一度ダウンロードされたPDFや印刷物まで、サイト上の差し替えだけで書き換わるわけではありません。必要な人へ更新を伝えるところまでが確認です。
よくある質問
古いPDFは、全部削除した方がいいですか？
一律に削除する必要はありません。記録として残す資料は、社内の保存ルールに従って保管します。ただし、現行版と同じ場所に無表示で並べず、旧版であることと、その版を使っていた期間が分かるようにしておきます。
修了した人にも、もう一度受講してもらいますか？
変更の中身で判断します。誤字の修正なのか、仕事の手順が変わるのかでは、必要な案内が違います。誰に何を確認してもらうかを担当者が決めてから、再案内や再受講の方法を検討しましょう。
まず、最近直した資料を一つ開いてみる
いきなり全教材を点検するのは大変です。まずは、最近更新したPDFを一つ選んでみませんか。
学習画面、配布ファイル、過去の案内。その3か所から同じ手順へたどれるかを確かめると、差し替え忘れを探しやすくなります。
お持ちのPDFや動画を研修として配り、受講状況も管理したい方は、FireRocketの教材登録・受講管理機能をご確認ください。手元の資料を使いながら、受講者からどう見えるかを試してみてください。
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